Подборка наиболее важных документов по запросу Недостача в кассе (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Недостача в кассе
Основания отстранения от работы перечислены в ст. 76 ТК РФ. Применение оснований, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, является незаконным. В этом случае работнику должен быть возмещен заработок, не полученный им за период незаконного отстранения от работы (абз. 2 ст. 234 ТК РФ). Например, отстранение от работы продавца по причине недостачи в кассе денежных средств повлечет материальную ответственность работодателя, поскольку такое основание названной меры не предусмотрено трудовым законодательством. Также будет признано незаконным отстранение работника в связи с его появлением на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, если впоследствии работодатель не сможет этот факт доказать. За каждый случай незаконного отстранения работника от работы работодатель несет материальную ответственность.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как отражается в учете недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная в результате проведенной инвентаризации, если с виновного работника недостача взыскивается частично?
Нормативные акты : Недостача в кассе
недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения.
У предпринимателей, работающих с денежной наличностью, часто возникает недостача в кассе. Причинами могут быть как халатность кассира, невнимательность, так и умышленные действия. Возмещение убытков может быть возложено на материально ответственное лицо, с которым заключен соответствующий договор.
Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе
Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.
Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 . В нем надлежит указать:
- материально ответственное лицо;
- состав комиссии;
- сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
- результаты инвентаризации;
- объяснение причин недостачи;
- решение руководителя организации.
У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.
Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?
Порядок возмещения недостачи
Если работник, у которого выявлена недостача, соглашается с возмещением ущерба, денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям. Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере.
Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.
Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.
Важно учитывать, что ущерб может быть возмещен во внесудебном порядке, только если не истек месячный срок с момента окончательного установления его размера. В противном случае взыскание возможно только через суд.
Взыскание недостачи в суде
Возмещение недостачи в кассе с работника в судебном порядке происходит при наступлении следующих событий:
- объем недостачи превышает среднемесячный заработок работника и последний отказывается его возмещать;
- истек месяц с момента установления размера ущерба;
- работник уволился до полного возмещения убытков.
Для обращения в суд необходимо составить исковое заявление и предоставить доказательства:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- данные бухгалтерского учета;
- акт, подтверждающий возникновение недостачи;
- объяснительная записка от работника (акт об отказе дать объяснения);
- иные доказательства.
Работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба материально ответственным лицом в течение одного года со дня, когда был установлен ущерб.
22.08.2019
Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.
Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.
Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.
Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?
Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.
Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.
Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.
Какие документы нужно оформить?
По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту . Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.
При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).
Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.
Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.
Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.
Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.
Скачать образец объяснительной записки от кассира – .
Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.
Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.
Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).
Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:
- Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
- Ведомость проведенной сверки (сличения).
- Ведомость учета итогов проверки.
- Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
- Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
- Судебный вердикт (если имеется).
- Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).
Образец акта об отсутствии денежных средств
Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:
- Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
- Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
- В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
- Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).
Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – .
Обязан ли кассир возмещать?
Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.
Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.
Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.
Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.
Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно –).
Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.
К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.
Бухучет и проводки
Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.
Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.
Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.
Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.
Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.
Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:
Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:
Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:
Как избежать?
Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:
- Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
- Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
- Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
- Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
- Придерживаться строгих норм и принципов .
Полезное видео
О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.
Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.
Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.
Если в кассе недостача денежных средств, то это обычно выявляется самим кассиром (работником, выполняющим функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы. Ревизию кассы проводит специальная комиссия, назначенная для этих целей приказом руководителя организации. Кроме того, проверять фактическое наличие денег в кассе вправе учредители (участники, акционеры) организации, вышестоящая (головная) организация, а также независимые аудиторы или аудиторские компании на основании заключенных c ними договоров на оказание аудиторских услуг. Это указано в пунктах 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее - Порядок).
Порядок проведения ревизии кассы
Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например, не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в пункте 37 Порядка и пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ).
Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия , назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются. Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).
До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие - списал в расход.
Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется c данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка). Примерная форма этого акта приведена в приложении № 4 к Порядку. Акт обычно составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица (образец заполненного акта приведен ниже).
Рисунок 1. Образец акта ревизии наличных денежных средств
Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений c учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять c материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте (примерная форма такого акта приведена ниже). Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по результатам ревизии.
Рисунок 2. Образец акта об отказе кассира от представления объяснений по факту недостачи в кассе
Ответственность кассира
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или недобросовестного отношения к своим должностным обязанностям (п. 33 Порядка). Иными словами, в случае если в кассе недостача денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Основание - статья 242 ТК РФ.
После издания приказа о назначении кассира на работу c ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 32 Порядка). Он может быть заключен только c совершеннолетним работником, то есть c работником, достигшим возраста 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Работодатели вправе заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности лишь c теми работниками, которые принимаются на должности или фактически выполняют работы, предусмотренные в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85. В названном приложении указаны и должности кассира, контролера, кассира-контролера (в том числе старших), и работы по приему и выплате всех видов платежей, по ведению расчетов при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг. Значит, заключение c кассиром или другим работником, выполняющим обязанности кассира (например, бухгалтером, старшим бухгалтером, экономистом), договора о полной материальной ответственности не противоречит требованиям действующего законодательства.
В каких случаях кассир освобождается от материальной ответственности
В статье 239 ТК РФ указано, что работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие:
- непреодолимой силы (чрезвычайного и непредотвратимого при данных условиях обстоятельства, например стихийного бедствия или пожара);
- нормального хозяйственного риска. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. При этом сам работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, а также принял меры для предотвращения ущерба;
- крайней необходимости или необходимой обороны;
- необеспечения работодателем надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Руководитель организации обязан оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Это указано в пункте 29 Порядка. Если работодатель не создал необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, и именно это явилось причиной недостачи в кассе, кассира нельзя привлечь к материальной ответственности. В этом случае к ответственности, но только административной, привлекается руководитель организации и сама организация-работодатель. На руководителя может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Дисциплинарная ответственность
Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное взыскание (ст. 192 и 193 ТК РФ). Так, в случае выявления недостачи в кассе кассиру может быть сделано замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен (ст. 192 ТК РФ).
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней работник его не представил, составляется соответствующий акт. Между тем непредставление работником письменных объяснений не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания (абз. 1 и 2 ст. 193 ТК РФ).
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Однако если к моменту выявления проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки - больше двух лет), то привлечь работника к дисциплинарной ответственности уже нельзя. Основание - абзац 4 статьи 193 ТК РФ.
Что понимается под ущербом
Справка
Согласно пункту 2 статьи 15 ГК РФ ущерб может быть реальным и в виде упущенной выгоды. Реальным ущербом признается утрата или повреждение имущества, а также расходы, которые потерпевшей стороне нужно будет произвести для полного восстановления такого имущества. Упущенная выгода - это неполученные доходы, которые лицо, чье право нарушено, получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его имущество не было повреждено или утрачено.
В статье 238 ТК РФ указано, что работник обязан возместить работодателю лишь причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенную выгоду) взыскать c работника нельзя. Под прямым действительным ущербом понимается:
- реальное уменьшение наличного имущества работодателя или третьих лиц (при условии, что имущество третьих лиц находится у работодателя и он несет ответственность за сохранность этого имущества);
- ухудшение состояния имущества работодателя или третьих лиц;
- необходимость для работодателя затратить средства на приобретение нового или восстановление поврежденного имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
К прямому действительному ущербу относятся, например, недостача денежных или имущественных ценностей, порча материалов, поломка оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы уплаченных штрафных санкций
Приказ (распоряжение) руководителя организации о применении дисциплинарного взыскания доводится до сведения работника под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если работник отказывается ознакомиться c данным приказом (распоряжением) под роспись, то об этом факте составляется соответствующий акт (абз. 6 ст. 193 ТК РФ).
Недостача в кассе - повод для увольнения!
Обратите внимание
В статье 192 ТК РФ указано, что в качестве меры дисциплинарного взыскания работодатель вправе уволить работника, непосредственно обслуживающего денежные или товарные ценности, если последний совершил виновные действия, которые дают основания для утраты доверия к нему со стороны работодателя. Такая причина для расторжения трудового договора по инициативе работодателя предусмотрена в части 7 статьи 81 ТК РФ.
Следовательно, если недостача в кассе возникла по вине кассира и руководитель организации опасается в дальнейшем доверять этому кассиру денежные средства, он имеет право уволить такого работника на основании части 7 статьи 81 ТК РФ
Взыскание недостачи c виновного работника
Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться c заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.
В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать c виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка . Данный вывод следует из положений статьи 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.
Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты - удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты c довнесением остатка долга в кассу и др. Принятое руководителем решение отражается в акте ревизии наличных денежных средств и может дополнительно оформляться отдельным приказом (распоряжением).
Работодатель и кассир, виновный в недостаче, вправе договориться о возмещении ущерба c рассрочкой платежа . Такая возможность предусмотрена в абзаце 4 статьи 248 ТК РФ. В этом случае кассир предоставляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещении недостачи, в котором указывает конкретные сроки платежей. При увольнении работника, который дал подобное письменное обязательство, но впоследствии отказался возместить причиненный ущерб (полностью или частично), оставшуюся непогашенной сумму задолженности работодатель сможет взыскать только через суд.
Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд c соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):
- если сумма недостачи, подлежащая взысканию c работника, превышает его средний месячный заработок;
- если истек месячный срок, отведенный для издания распоряжения о взыскании недостачи, размер которой не превышает среднего месячного заработка виновного работника.
Обратите внимание: сумма ущерба, подлежащая взысканию c работника, может быть снижена c учетом степени и формы вины работника, его материального и семейного положения и других обстоятельств (ст. 250 ТК РФ). Решение об этом принимается комиссией или иным органом по рассмотрению трудовых споров, а при взыскании ущерба в судебном порядке - судом. Размер ущерба не может быть снижен, если этот ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.
Кроме того, работодатель имеет право c учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания c виновного работника. Основание - статья 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).
Если работник невиновен
Иногда недостача в кассе возникает не по вине кассира или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.
В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции c соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в пункте 2 статьи 12 Закона № 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме № ИНВ-15. Форма этого акта во многом совпадает c формой акта ревизии наличных денежных средств.
В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.
Отражение недостачи в налоговом и бухгалтерском учете
Недостача возникла по вине кассира . В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию c виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.
По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода. Напомним, что согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.
Обратите внимание: изложенный подход применим только к случаям возмещения работником недостачи в кассе и иным аналогичным ситуациям. Допустим, устраняя ущерб, нанесенный работником, организация осуществила какие-либо расходы (например, отремонтировала помещение кассы или сейф, поврежденные работником, либо приобрела запчасти для ремонта принадлежащего ей автомобиля, попавшего по вине работника в дорожно-транспортное происшествие) и правомерно учла их при расчете налога на прибыль. В этом случае сумма ущерба, возмещенная работником (взысканная c него), признается доходом организации-работодателя. Она включается во внереализационные доходы на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ.
Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 265 НК РФ.
В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись c приказом руководителя о взыскании c него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.
Пример
В июле 2010 года О.А. Тихомирова, бухгалтер-кассир ООО «Стайлинг», самостоятельно обнаружила недостачу в кассе в размере 1000 руб. и сообщила об этом главному бухгалтеру. В день выявления недостачи в организации была проведена ревизия кассы. Факт недостачи зафиксирован в акте ревизии наличных денежных средств, c бухгалтера-кассира взяты письменные объяснения. Генеральный директор ООО «Стайлинг» принял решение взыскать сумму недостачи c О.А. Тихомировой, удержав ее из заработной платы за июль 2010 года. С соответствующим приказом О.А. Тихомирова была ознакомлена под роспись 14 июля 2010 года и согласилась возместить недостачу.
В налоговом учете ООО «Стайлинг» сумма выявленной и возмещенной бухгалтером-кассиром недостачи не отражается.
В июле в бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
1000 руб. - отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 1000 руб. - удержана из заработной платы кассира сумма недостачи.
Организация решила не взыскивать недостачу c кассира . Как уже отмечалось, исходя из конкретных обстоятельств (размера заработной платы, материального и семейного положения работника, размера причиненного ущерба, степени вины и т. п.), работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи c виновного работника (ст. 240 ТК РФ).
Сумма недостачи, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при расчете налога на прибыль . Ведь расходы на покрытие ущерба, которые организация имела возможность взыскать c виновного лица, но не стала взыскивать, не являются экономически обоснованными и не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Более того, в составе внереализационных расходов можно учесть только те суммы убытков от хищений, виновники которых не установлены (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Допустим, по решению руководителя организации кассир возмещает только часть недостачи (например, 50 или 75%), а от взыскания оставшейся суммы долга работодатель отказывается. По мнению автора, в этом случае ни сумма, возмещаемая кассиром, ни оставшаяся невозмещенной часть недостачи в целях налогообложения не учитываются. Ведь в отношении обеих сумм у организации не возникает экономической выгоды и, следовательно, не образуется налогооблагаемый доход (ст. 41 НК РФ).
В бухгалтерском учете сумма недостачи, которую организация отказалась взыскивать c работника, включается в прочие расходы на основании пункта 11 ПБУ 10/99. При возмещении кассиром только части долга сумма, внесенная в кассу или удержанная из его зарплаты, отражается в составе прочих доходов, а прощенная сумма - в составе прочих расходов организации (п. 7 ПБУ 9/99 и п. 11 ПБУ 10/99). Названный доход учитывается в том отчетном периоде, в котором работник признал свой долг или суд вынес решение о его взыскании (п. 16 ПБУ 9/99).
Пример
Воспользуемся условием примера 1. Допустим, генеральный директор ООО «Стайлинг» издал приказ о взыскании c бухгалтера-кассира только 75% от суммы недостачи, то есть 750 руб. (1000 руб. * 75%). Эту сумму О.А. Тихомирова внесла наличными в кассу организации 15 июля 2010 года.
Взысканная c работницы сумма недостачи, а также сумма, от взыскания которой компания отказалась, при исчислении налога на прибыль ООО «Стайлинг» не учитываются.
В бухгалтерском учете организации в июле 2010 года сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 - 1000 руб. - выявлена недостача в кассе;
ДЕБЕТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 - 750 руб. - отнесена на виновное лицо часть суммы недостачи, подлежащая взысканию c работника;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 750 руб. - внесена в кассу сумма недостачи;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 - 250 руб. (1000 руб. - 750 руб.) - признана в составе прочих расходов часть суммы недостачи, не подлежащая взысканию c работника.
Кассир не виновен в недостаче . Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то в налоговом учете убытки организации от такого хищения приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Основание - подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Органы государственной власти, уполномоченные в зависимости от вида совершенного преступления производить предварительное расследование, перечислены в статье 151 УПК РФ. Предварительное следствие по уголовным делам о хищениях имущества проводится следователями органов внутренних дел РФ (п. 3 ч. 2 ст. 151 УПК РФ). Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено, то предварительное следствие приостанавливается, о чем следователь выносит соответствующее постановление. Основание - части 1 и 2 статьи 208 УПК РФ.
Следовательно, для того чтобы организация смогла признать в целях налогообложения сумму убытка от хищения денежных средств, у нее должна быть копия постановления о приостановлении предварительного следствия в связи c неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, либо копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. При наличии копии любого из указанных документов организация включает суммы убытков от хищений во внереализационные расходы того отчетного (налогового) периода, в котором вынесено данное постановление. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894 и от 08.06.2009 № 03-03-05/103.
В бухгалтерском учете сумма недостачи в кассе, виновные в возникновении которой не установлены, списывается на финансовые результаты организации. Это указано в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ и пункте 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.
Пример
В результате проникновения неустановленных лиц в ночь c 25 на 26 апреля 2010 года в офис ООО «Гросс-инвест» из кассы организации были похищены денежные средства в сумме 590 152 руб. Компания обратилась в органы внутренних дел c заявлением о хищении. Однако в результате предварительного следствия лица, виновные в совершении данного преступления, не были установлены. Поэтому 30 июня 2010 года было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия в связи c неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Организация получила копию этого постановления 12 июля 2010 года.
Поскольку лица, виновные в хищении денежных средств из кассы ООО «Гросс-инвест», не установлены и у организации имеется копия постановления о приостановлении предварительного следствия, похищенную сумму она вправе учесть при расчете налога на прибыль. В июне 2010 года (в месяце, когда было вынесено постановление о приостановлении предварительного следствия) компания включила во внереализационные расходы 590 152 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Гросс-инвест» сделаны следующие записи:
в апреле 2010 года
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50 - 590 152 руб. - выявлена недостача в кассе;
в июне 2010 года
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94 - 590 152 руб. - списана недостача, виновник которой не установлен.
1 Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
03.09.2019
Компании, деятельность которых подразумевает работу с наличными денежными средствами, нередко сталкиваются с проблемой их недостачи в кассе.
Особенно часто такое явление возникает в случае взаимодействия с достаточным количеством клиентов.
Кто ответственен за такие ошибки, и каковы способы их устранения?
Что делать работодателю, если выявлена нехватка денежных средств?
В большинстве случаев недостачи наличных денежных средств выявляются в ходе инвентаризации. Эта процедура является неотъемлемой частью работы практически каждой организации.
В процессе ее проведения осуществляется пересчет и оценка материальных ценностей, денег, относящихся к имуществу компании.
Кроме этого, недостачи выявляются в результате незапланированных проверок. Необходимость их проведения обусловлена следующими факторами:
- смена материально-ответственного лица;
- стихийное бедствие, ЧС;
- смена собственника предприятия;
- вероятность хищения имущества фирмы.
Если в ходе проведения проверки работы кассира работодателем была выявлена недостача, ему необходимо . Первое, что нужно сделать — потребовать .
Для предоставления разъяснений ситуации ему выделяется 2 дня. Требование работодателя может быть оформлено документально или выражаться в устной форме. Отказ сотрудника от дачи показаний должен оформляться в виде акта.
В последующем работодателем проводится расследование. По его итогам определяется виновный, в результате действия или невнимательности которого возникла недостача. В случае вынесения ему взыскания составляется приказ.
Возможные причины отсутствия наличности
Недостача далеко не всегда связана с недобросовестным отношением ответственных сотрудников к своей работе.
Причинами возникновения такого явления могут служить другие факторы.
Основные причины появления недостачи денег в кассе:
- кража. Самое распространенное обстоятельство. Совершить хищение может любое лицо, имеющее доступ к кассе;
- обстоятельства непредвиденного характера. К примеру, стихийное бедствие. В результате такого явления материальные ценности могут быть утрачены или испорчены без участия людей;
- пересорт. Продажа товара по недействительной или более низкой цене. Часто такая ошибка возникает в том случае, если компания занимается реализацией одного товара нескольких видов;
- производственные издержки. Товары могут быть испорчены без чьей-то вины.
Важно учесть — для каждого вида недостачи имеется определенный лимит, поэтому незначительные недостатки денежных средств в кассе — нормально явление.
Обязан ли кассир возмещать деньги?
Кассир — это сотрудник, профессиональная деятельность которого связана с работой с наличными средствами. На него возлагается огромная ответственность.
В ТК РФ и Постановлении Министерства труда отражен перечень должностей, по отношению к которым обязательно должен устанавливаться полный вид материальной ответственности. Это означает, что при выявлении нарушений, работники обязаны полностью возместить работодателю весь ущерб.
Должность кассира включена в указанный перечень.
Сумма недостачи может быть отнесена на кассира в полном объеме, так как ответственность за отсутствие наличных денег в кассе возлагается именно на этого сотрудника.
Данное правило регламентируется 242 статьей ТК РФ.
Кассир не обязан выплачивать работодателю компенсацию в том случае, если возникновение недостачи было спровоцировано факторами, от него не зависящими. Таковыми являются:
- катастрофа или другое подобное явление, в ходе которого касса подверглась повреждению;
- воздействие непреодолимой силы — ограбление, хищение и т.д.
Способы возмещения
Технология возврата недостающих денежных средств в кассу зависит от суммы недостачи и других сопутствующих факторов.
Если кассир обладает соответствующей возможностью, он должен погасить задолженность единоразово.
В случае значительной недостачи возможна рассрочка платежа.
Важно, что таким образом взыскание денежных средств проводится только при согласии обеих сторон трудовых отношений.
Также может устанавливаться определенная сумма, которая будет сотрудника до момента возврата полной утраченной суммы.
При наличии разногласий или отказа кассира от компенсации убытков работодатель вправе обратиться в суд.
Как списать выявленную нехватку денег?
Для того чтобы выявленная по результатам проверки работы кассира недостача была списана или отнесена на счет кассира, необходимо позаботиться о наличии следующих документов:
- Акт о правильности проверки, в ходе которой была выявлена недостача.
- Сличительная ведомость.
- Ведомость учета результата инвентаризации
- Объяснительная записка кассира.
- Приказ руководителя о назначении взыскания.
- Решение судебного органа (при наличии).
- Постановление о приостановлении расследования ситуации (если виновник не найден).
Также некоторые изменения отражаются в бухгалтерском учете. Все недостачи должны быть списаны в дебет 94 счета, который имеет соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”.
Документальное оформление
Недостачу денег в кассе относят к категории расходов. Для ее установления проводится инвентаризация, по результатам которой выявляются причины недостатка денежных средств в кассе.
По окончанию процедуры ответственными сотрудниками составляется , оформленный по унифицированной форме ИНВ-15.
Отчет составляется в нескольких экземплярах. Один передается в отдел бухгалтерии, другой остается у кассира.
Руководителем организации оформляется акт, с помощью которого он оповещает сотрудника о случившемся недоразумении.
В течение нескольких дней сотрудники, по предварительным данным виновные в выявлении недостатка, должны предоставить письменные объяснения.
Если по окончанию указанного периода объяснительная записка не предоставляется руководителю, составляется акт об отказе.
Факт выявления недостачи также отражается в бухгалтерском учете. Для этого создан специальный счет 94, имеющий соответствующее название — “Недостачи и потери от порчи ценностей”. Также недостачи могут отражаться в счете 50 — “Касса”.
После получения / неполучения объяснений кассира работодателем проводится расследование возникшей ситуации.
По ее результатам подтверждается или опровергается факт присутствия вины кассира.
В случае, если сотрудник признается виновным, ему назначается финансовое взыскание.
С этой целью руководителем издается соответствующий приказ.
В документе указанного вида отражается информация о нарушителе, дата выявления недостачи и условия, при которых она была обнаружена. Указывается величина недостачи и способ ее возмещения.
Полезное видео
Действия работодателя при обнаружении недостачи и кто должен возмещать убытки, подробно рассказано в данном видео.